Registro de jornada laboral: Tipos, normas, datos y más

Desde el año 2019 es obligatorio en España el  registro de jornada laboral. Revisemos de qué va esta nueva exigencia legal, su alcance y a quiénes aplica.

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Es obligatorio registrar la jornada laboral

Registro de jornada laboral: ¿En qué consiste?

Para ser exactos, desde el 12 de mayo de 2019 ha entrado en vigor la ley que establece el  registro obligatorio de la jornada laboral de los empleados, con la intención de fiscalizar todo lo relacionado a este tema por parte del ente encargado, así como establecer la legalidad necesaria. No existe un único modelo de registro de jornada laboral, más adelante, nos pasearemos por varias alternativas.

¿Cuál es la finalidad del registro de jornada laboral?

El registro horario de la jornada laboral de los trabajadores tiene como finalidad facilitar el conocimiento de la jornada real realizada por el trabajador, es decir, a) Crear un marco de seguridad jurídica en las relaciones de trabajadores y empresarios, b) Posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

¿Qué datos debe incluir?

Sin importar el sistema elegido para registrar la jornada laboral de los trabajadores, se deben incluir los siguientes datos:

  • Fecha
  • El nombre del trabajador
  • La hora de entrada
  • La hora de salida
  • La firma del trabajador

¿A quién se aplica el registro horario?

Empresas

Deben cumplirlo todas las empresas, indistinto de su tamaño u organización del trabajo, siempre y cuando estén incluidas en el ámbito de aplicación que define el artículo 1 del Estatuto de Trabajadores.

Trabajadores

El registro horario se aplica al universo total de los trabajadores de cualquier categoría o grupo profesional, ya sean trabajadores móviles, comerciales, temporales trabajadores a distancia o cualquier otra situación. Opciones de mejora que le pueden interesar en este artículo sobre mejora de empleo.

¿A quién no se aplica el registro horario?

  • Trabajadores con relaciones laborales de carácter especial. Los ejemplos de estos casos son: las empleadas del hogar, los artistas, abogados por cuenta o los deportistas. Para ellos, no se aplica el mandato del registro de jornada generalmente, con excepciones de normativa específica.
  • Trabajadores quienes cuentan con régimen específico en materia de registro jornada. Los ejemplos de estos casos son: a) trabajadores a tiempo parcial, sobre las que ya existía la obligación de registrar su jornada diariamente y entregar una copia al trabajador con el resumen mensual; b) otros supuestos con una normativa particular y específica de registro de trabajo, como los marinos mercantes y  los transportistas de carretera y ferroviarios.
  • Socios trabajadores de cooperativas. En este caso corresponde a las normas internas de las propias cooperativas la regulación de la duración de la jornada, descanso semanal mínimo, fiestas y vacaciones anuales, ya que la relación de los socios con la cooperativa es societaria, por lo que la normativa laboral no resulta de aplicación, es decir, no previéndose la obligación de registro de jornada.
  • Autónomos. En el caso que estos contraten a otros trabajadores si deben llevar ese registro

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Tipos y modelos de registro de jornada laboral

Cada empleador autónomo o empresa puede escoger el sistema que más le convenga para que sus trabajadores puedan registrar su horario laboral. Existen muchas formas de llevar a cabo el control horario desde utilizar una plantilla en el programa Excel hasta sistemas avanzados biométricos.

En ese sentido hay una flexibilidad importante, siempre que el sistema sea fiable y no se pueda manipular. Según la Guía sobre el registro de la jornada publicada por el Ministerio de Trabajo:

«El registro de la jornada se puede llevar a cabo mediante cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático que permita almacenar esta información de manera fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori».

Contemos las opciones que existen:

  • Registro En Papel: Es uno de los métodos más usado en pequeñas empresas, sólo se necesita un folio que el trabajador completará y firmará. Su desventaja es la posibilidad de falsificarse o extraviarse.
  • Hoja de cálculo: Existen en la red, cantidades de plantillas descargables, tanto gratuitas como pagas, así como tutoriales en los que se puede ver el paso a paso para crear una plantilla y llevar el control de horarios y asistencias de los empleados de la empresa. La principal desventaja que plantea es la fácil manipulación de los datos posteriormente.
  • Con máquina de fichar: El trabajador ficha en la máquina habitualmente, introduciendo un pin o pasando su tarjeta. Son las grandes empresas las que usan este tipo de máquinas.
  • Registro biométrico: Las medidas biométricas (huella digital, iris, voz, etc.) se asocian de forma unívoca a una persona, por tanto su principal ventaja es su máxima fiabilidad.

¿Quién puede tener acceso a los registros de control horario?

A continuación se listan todas las instancias o personas naturales que pueden tener acceso al registro de jornada laboral:

  • La Inspección de Trabajo y Seguridad Social, cuenta con total acceso a los  registros de toda la empresa y de todos los trabajadores.
  • La representación legal de los trabajadores, o en otras palabras, los abogados de los trabajadores, cuentan con acceso al registro de los trabajadores en la empresa.
  • Los delegados sindicales tienen acceso a los registros de jornada de toda la plantilla.
  • El propio trabajador tiene acceso sólo a sus propios registros, por ser de carácter personal y confidencial.

El hecho de que legalmente se cuente con acceso y disposición, no significa o implica la obligación de entrega de copias, salvo pacto expreso en contrario, ni debe hacerse entrega de  copia de su registro diario al trabajador individual , ni a los abogados de los trabajadores, aun cuando no cambia, la posibilidad de estos últimos de tomar conocimiento de los registros de los trabajadores.

Sanciones por no cumplir con el deber del registro de la jornada diaria

Las empresas que no cumplan con el deber de registrar la jornada laboral  de sus trabajadores de forma correcta, deberán afrontar multas de entre 626 y 6.250 euros:

  • Infracciones leves que van de 60 a 625 euros: pueden aplicarse por no informar sobre las condiciones laborales o no poner los informes generados sobre el control de horas a disposición de los trabajadores .
  • Infracciones graves que van de 626 a 6.250 euros, de ser detectadas irregularidades en los horarios o la puesta en práctica de horas extras o complementarias no computadas ni pagadas.

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